FAQ

(Expert-)Comptable

  1. Comment puis-je savoir - en tant que (expert-)comptable - que j'ai reçu toutes les factures de mon client?
  2. MOSS (= Mini One Stop Shop) n'est pas d'application à InvoiceOne?
  3. Comment faire pour la numérotation des factures des entreprises qui opèrent avec un exercice à cheval?
  4. Mes codes client dans InvoiceOne ne sont pas les mêmes que ceux dans mon logiciel comptable.
  5. Un compte de vente peut-il être lié à un produit?
  6. Qu'entend-on par "plus de doubles saisies"?

 

Aperçus / Retrouver une facture

  1. Mes factures disparaissent des listes d'aperçu. Que se passe-t-il?
  2. Je veux voir (toutes) les factures (ouvertes) d'un client spécifique. Comment faire? 
  3. Mon client prétend ne jamais avoir reçu sa facture. Puis-je vérifier ceci quelque part?
  4. Je ne retrouve pas une certaine facture. Je suis certain qu'elle se trouve quelque part. Comment la retrouver?
  5. Je travaille avec une remise de paiement (escompte au comptant) pour mes clients. Puis-je voir ceci dans mes listes d'aperçu?
  6. Je vois une colonne "TYPE" dans l'aperçu des Factures. Qu'est-ce que cela signifie?
  7. J'ai entièrement payé ma facture mais elle n'apparaît pas dans l'aperçu 'Factures réglées'?

 

Créer une facture

  1. Je travaille avec des délais de paiement fixes pour mes factures mais ceux-ci ne sont pas proposés lorsque je crée une nouvelle facture. Que faire?
  2. Quelle restriction s'applique aux lignes sur ma facture ou note de crédit?
  3. La numérotation recommence-t-elle chaque année?
  4. J'aimerais utiliser quelques modèles pour les factures courantes. Comment faire?
  5. Y a-t-il une numérotation distincte pour les notes de crédit?
  6. Je prépare mes factures. Il arrive que je ne dispose pas encore de toute l'adresse de mon client ou que je ne puisse pas encore compléter entièrement ma facture. Ce n'est que lorsque toutes les données sont complètes, que je peux envoyer ma facture. Comment faire pour que mes dates de factures restent en ordre croissant?
  7. Date…Date d'échéance…Date de paiement…Date de livraison…Date d'exigibilité…beaucoup de dates apparemment!
  8. Comment introduire une ligne de texte ?

 

Envoyer la facture

  1. Combien de temps est-ce que le lien reste disponible par lequel mon client ou comptable peut télécharger les factures et notes de crédit?
  2. Je n'arrive pas à envoyer ma facture au comptable. Que puis-je faire?
  3. Je n'arrive pas à envoyer ma facture au client. Que puis-je faire?
  4. Comment puis-je configurer que j'envoie mes factures sur papier ou par e-mail au client?
  5. Je souhaite personnaliser l'e-mail pour mes clients. Est-ce possible?
  6. Je souhaite personnaliser l'e-mail pour mon comptable. Est-ce possible?
  7. Joindre une facture à un e-mail
  8. UBL?
  9. Qui envoie les e-mails aux clients? Je ne les trouve pas dans mes 'éléments envoyés'…
  10. J'ai envoyé mes factures au comptable hier mais l'adresse e-mail s'avère erronée. Je devrais donc les réenvoyer...

 

Gestion des clients

  1. Y a-t-il une façon plus rapide de créer des clients?
  2. L'adresse de mon client n'est plus correcte. Comment puis-je adapter ceci?
  3. Comment créer un client particulier?

 

Imprimer la facture

  1. Belle mise en pages de facture… mais j'utilise des enveloppes dont la vitre est sur la gauche. Que faire?
  2. J'aimerais imprimer les modalités de facturation sur le dos de mes factures. Comment faire?
  3. J'ai du papier préimprimé pour mes factures. Sur le front, il y a toutes les coordonnées de mon entreprise et sur le dos, les conditions générales. Puis-je utiliser ce papier pour imprimer mes factures?

 

Modifier une facture / note de crédit

  1. Je ne peux plus modifier ma facture après l'avoir imprimée. Pourquoi?
  2. Dois-je réellement introduire à nouveau toute la note de crédit pour mon client?
  3. Comment modifier quelque chose dans l'adresse d'une facture existante?
  4. J'ai fait une erreur dans ma première facture. Est-ce possible de tout réinitialiser?

 

Paiements

  1. J'ai introduit un paiement qui n'était pas destiné à cette facture. Au secours.
  2. Comment une facture peut-elle être considérée comme 'Réglée'?

 

Paramètres

  1. Quelle peut être la taille du PDF avec mes conditions générales?
  2. Quelle peut être la taille du fichier avec le logo de l'entreprise pour mes factures et notes de crédit?
  3. Où puis-je configurer le prochain numéro de mes factures?
  4. Quel doit être le format de mon logo?
  5. Comment puis-je obtenir mes conditions générales en PDF?
  6. Textes promotionnels sur factures et e-mail, c'est beau mais est-ce bien nécessaire?
  7. Quelles sont les langues disponibles dans InvoiceOne?

 

Sécurité

  1. InvoiceOne est une solution de Cloud computing. Je sais que cela présente de nombreux avantages (e.a. les sauvegardes) mais je suis quand même préoccupé par la confidentialité de mes données. Qu'en est-il? Qui peut voir mes informations?

 

Besoin d'aide?

  1. Je ne suis pas particulièrement fort avec les ordinateurs et je suis inquiet que ce sera peut-être parfois un peu difficile. Que faire si j'ai des questions?
  2. Je n'arrive pas à me connecter par mon navigateur par défaut. Quels sont les navigateurs pris en charge?
  3. J'ai des questions sur InvoiceOne ou sur les conditions générales. Que dois-je faire?

 

Enregistrement

  1. Comment se déroule l'enregistrement?
  2. J'ai plusieurs entreprises qui utilisent la même adresse e-mail. Comment les enregistrer distinctement dans InvoiceOne?
  3. J'ai créé un compte pour InvoiceOne hier. Comment accéder à nouveau à mon compte? Je n'ai pas de numéro de client...

 

Suggestions

  1. J'ai une idée. Je veux faire une suggestion. Comment faire?
  2. Puis-je supprimer les factures que j'ai créées lors de la période d'essai au moment où je commence réellement avec une version payante?
  3. Comment imprimer à partir de mon appareil mobile (tablette ou smartpone)?
  4. Comment ajouter une adresse distincte si l'adresse de livraison et l'adresse de facturation ne sont pas identiques?

Comment puis-je savoir - en tant que (expert-)comptable - que j'ai reçu toutes les factures de mon client?

Si vous travaillez avec un logiciel comptable de Wolters Kluwer, il est vérifié lors de l'importation des factures digitales (format UBL) si tous les numéros consécutifs sont bien présents. Si ce n'est pas le cas, vous obtenez un avertissement et vous pouvez contacter le client pour demander les factures manquantes.

Mes factures disparaissent des listes d'aperçu. Que se passe-t-il?

Lorsqu'une facture n'a pas encore été envoyée au client (sur papier ou par e-mail), vous la trouvez dans la liste 'Non envoyées'.
Dès qu'elle a été envoyée, elle apparaît dans la liste 'Envoyées'.
Lorsqu'une facture n'est pas payée avant l'échéance, elle apparaît dans la liste 'Echues'.
Ce n'est que lorsqu'une facture est considérée comme payée qu'elle apparaît dans la liste 'Réglées' et qu'elle y reste.
Dès qu'une facture a été envoyée pour la première fois au client, elle est aussi ajoutée à la liste 'A envoyer au comptable'. Dès qu'elle est envoyée au comptable, elle disparaît aussi définitivement de cette liste.
Vous pouvez toujours retrouver toutes les factures par l'écran de recherche.

Je veux voir (toutes) les factures (ouvertes) d'un client spécifique. Comment faire?

Dans l'aperçu des factures, vous accédez à l'écran de recherche par l'icône en forme de loupe. Remplissez-y le nom du client et lancez la recherche. Toutes les factures pour ce client sont affichées.
La liste peut encore être affinée en sélectionnant sur le statut (Non envoyées, Envoyées, Echues, Réglées,...), la date, le montant, etc.

Mon client prétend ne jamais avoir reçu sa facture. Puis-je vérifier ceci quelque part?

Cela est tout à fait possible si la facture a été envoyée au client à partir d'InvoiceOne. Lorsque le client consulte la facture par l'hyperlien dans le corps (body) de l'e-mail, ceci est retenu dans le calendrier de cette facture.
Attention: si votre client ne consulte que la facture en pièce jointe à l'e-mail, ceci n'est pas affiché dans le calendrier de la facture.
Le calendrier d'une facture retient aussi quand la facture a été créée et quand elle a été envoyée par e-mail.
Pour les factures imprimées sur papier, le calendrier ne retient que le moment où la facture a été créée et imprimée. InvoiceOne ne peut en effet pas savoir si le facteur a réellement livré la facture papier à votre client.

Je ne retrouve pas une certaine facture. Je suis certain qu'elle se trouve quelque part. Comment la retrouver?

Pas de panique, par 'Factures' et ensuite par l'icône en forme de loupe (en haut à droite à l'écran), vous trouverez un vaste écran de recherche. Vous y trouverez certainement les bons outils pour retrouver rapidement votre facture.

ATTENTION: le montant sur lequel vous pouvez chercher est toujours le montant dont l'escompte pour paiement au comptant n'a pas encore été déduit!

Je travaille avec une remise de paiement (escompte au comptant) pour mes clients. Puis-je voir ceci dans mes listes d'aperçu?

Par 'Paramètres / Plus', vous pouvez indiquer si les totaux des factures doivent être affichés avec ou sans escompte dans les aperçus.

ATTENTION: le montant sur lequel vous pouvez chercher est toujours le montant le montant dont l'escompte pour paiement au comptant n'a pas encore été déduit!

Je travaille avec des délais de paiement fixes pour mes factures mais ceux-ci ne sont pas proposés lorsque je crée une nouvelle facture. Que faire?

Dans InvoiceOne, vous pouvez fixer un délai de paiement par client. Celui-ci est alors proposé à chaque nouvelle facture que vous créez pour ce client.
Si vous voulez proposer le délai de paiement le plus utilisé lors de la création d'un nouveau client, ceci peut être configuré par 'Paramètres / Clients'.

Quelle restriction s'applique aux lignes sur ma facture ou note de crédit?

Une facture ou note de crédit peut contenir 200 lignes au maximum.
Chaque description (aussi bien sur les lignes produit que texte) peut avoir jusqu'à 20000 caractères au maximum.

Y a-t-il une numérotation distincte pour les notes de crédit?

Il n'y a pas de numérotation distincte pour les notes de crédit. Les numéros des factures et notes de crédit s'alternent dans la numérotation séquentielle commune. Selon le logiciel comptable dans lequel sont importées les factures et notes de crédit (au format UBL), une correction maneuelle peut s'imposer si le logiciel n'est pas équipé pour l'importation de ces différents types de documents (factures et notes de crédit) dans le même livre journal.

La numérotation recommence-t-elle chaque année?

En effet. Un numéro est attribué à l'envoi de la facture. Il est tenu compte de la date de facture à ce moment-là. L'année de cette date de facture forme les 4 premiers chiffres du numéro de facture. Les 6 chiffres suivants sont formés par le prochain numéro disponible de cette année. Lors de l'envoi d'une première facture d'une année, cette facture obtiendra automatiquement le numéro YYYY000001.

J'aimerais utiliser quelques modèles pour les factures courantes. Comment faire?

Toutes les factures peuvent être utilisées comme modèle. Choisissez la facture que vous voulez utiliser comme base et sélectionnez 'Dupliquer' dans la liste d'actions. Vous obtenez alors immédiatement une nouvelle facture que vous pouvez entièrement personnaliser à votre goût.

Je prépare mes factures. Il arrive que je ne dispose pas encore de toute l'adresse de mon client ou que je ne puisse pas encore compléter entièrement ma facture. Ce n'est que lorsque toutes les données sont complètes, que je peux envoyer ma facture. Comment faire pour que mes dates de factures restent en ordre croissant?

InvoiceOne veille à ce que vos factures soient toujours numérotées en ordre croissant. Ceci est entièrement automatique lors de l'impression ou lors de l'envoi par e-mail.
La date de facture est automatiquement proposée lors de la création d'une facture. Vous avez encore la possibilité d'adapter cette date de façon manuelle.
En plus de la numérotation consécutive et séquentielle, la date de vos factures doit aussi toujours être chronologique.
Etant donné que vous avez la possibilité d'adapter la date de facture de façon manuelle, vous devez aussi veiller à ce que les dates de ces factures envoyées soient aussi en ordre chronologique.

Combien de temps est-ce que le lien reste disponible par lequel mon client ou comptable peut télécharger les factures et notes de crédit?

Aussi longtemps que vous avez une licence valide pour travailler avec InvoiceOne et aussi longtemps que les factures n'ont pas été envoyées il y a plus de 6 mois, celles-ci peuvent encore être téléchargées.
Au cas où quelqu'un ne serait quand même pas en mesure de télécharger, il suffit de les renvoyer.

Je n'arrive pas à envoyer ma facture au comptable. Que puis-je faire?

Soit vous devez encore remplir l'adresse e-mail du comptable par 'Paramètres/Comptable'.
Soit la facture doit d'abord encore être envoyée au client même. Ce n'est en effet qu'à cette condition qu'elle peut aussi être transférée au comptable.

Je n'arrive pas à envoyer ma facture au client. Que puis-je faire?

Vérifiez d'abord si toutes les données obligatoires de l'entreprise ont été remplies. Vous les trouvez sous 'Paramètres/Entreprise'. Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque.
Si vous voulez envoyer une facture par e-mail, l'adresse e-mail de votre client doit être remplie.
En outre, la facture doit contenir au moins 1 ligne avec une quantité différente de zéro.

Comment puis-je configurer que j'envoie mes factures sur papier ou par e-mail au client?

Le bouton Plus dans la fiche du client vous permet de configurer comment il préfère recevoir ses factures. Par e-mail ou sur papier. Ce choix est alors utilisé pour envoyer les factures au client.

Je souhaite personnaliser l'e-mail pour mes clients. Est-ce possible?

Par 'Paramètres / E-mail',  vous pouvez personnaliser le titre et le texte d'introduction de l'e-mail à votre client à votre goût.

Je souhaite personnaliser l'e-mail pour mon comptable. Est-ce possible?

Par 'Paramètres / Comptable', vous pouvez personnaliser le texte d'introduction de l'e-mail à votre comptable à votre goût.

Y a-t-il une façon plus rapide de créer des clients?

Oui, pour les entreprises dont vous connaissez le numéro de TVA, V.I.E.S. peut faire le travail à votre place.
Lors de la création d'un nouveau client, entrez le numéro de TVA où le numéro d'entreprise est demandé et tapez sur le bouton 'V.I.ES.' pour créer rapidement les données de client correctes.
Plus d'infos sur V.I.E.S. sur http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/.

ATTENTION: la disponibilité de ce service Internet n'est pas sous le contrôle d'InvoiceOne. Nous dépendons ici de la disponibilité des serveurs de l'Union européenne.

L'adresse de mon client n'est plus correcte. Comment puis-je adapter ceci?

Si vous êtes en train de créer une nouvelle facture pour ce client, vous ne devez même pas quitter la facture. Vous pouvez modifier l'adresse du client à partir de celle-ci et toutes les factures encore non envoyées à ce client seront immédiatement à la bonne adresse.
Les factures déjà envoyées ne peuvent plus être modifiées et restent donc à l'ancienne adresse. Si vous voulez quand même modifier l'adresse d'une facture déjà envoyée, il est conseillé de le faire par une note de crédit + une nouvelle facture.

Belle mise en pages de facture… mais j'utilise des enveloppes dont la vitre est sur la gauche. Que faire?

Par 'Paramètres / Facture', vous pouvez choisir où vous voulez faire imprimer l'adresse.
Faites attention: ce paramètre ne modifie pas les factures déjà imprimées (consultez aussi la question 'Je ne peux plus modifier ma facture après l'avoir imprimée').

J'aimerais imprimer les modalités de facturation sur le dos de mes factures. Comment faire?

Les conditions générales sont ajoutées au PDF d'une facture.
Lors de l'envoi de factures par e-mail, l'ajout des conditions générales est donc automatique.
Si vous ne créez que des factures papier, il est conseillé de faire imprimer les conditions générales sur le dos de votre papier à l'avance. Si ceci n'est pas le cas, les conditions générales seront toujours imprimées sur une feuille supplémentaire à la facture.
Si vos factures ne sont jamais plus d'une page, que les conditions générales ne dépassent pas une seule page et que vous disposez d'une imprimante qui peut imprimer recto verso, vous pouvez opter de faire imprimer vos factures recto verso par les paramètres de l'imprimante. La facture se trouve alors sur le front et les conditions générales sur le dos.

J'ai du papier préimprimé pour mes factures. Sur le front, il y a toutes les coordonnées de mon entreprise et sur le dos, les conditions générales. Puis-je utiliser ce papier pour imprimer mes factures?

InvoiceOne crée pour vous une facture reprenant toutes les données nécessaires. Cette même mise en pages de facture est aussi utilisée pour envoyer les factures par e-mail.
Aucune distinction n'est faite entre les factures que vous imprimez sur papier et les factures que vous envoyez par e-mail.
Pour gérer tout ceci, il a été opté d'utiliser une seule mise en pages de facture et il n'est donc pas possible de travailler avec du papier préimprimé pour vos factures.

Je ne peux plus modifier ma facture après l'avoir imprimée. Pourquoi?

Pour éviter que votre client reçoive une autre facture que votre comptable, il n'est plus autorisé de modifier une facture après l'avoir imprimée ou envoyée à votre client.
Ce n'est en effet qu'à ce moment aussi qu'un numéro de facture croissant est attribué à la facture. En veillant à ce que la facture ne puisse plus être modifiée ou supprimée, nous évitons par la même occasion les lacunes dans notre numérotation des factures.
Pour répondre aux exigences légales en matière de facturation électronique (e-invoicing), une facture ne peut plus être modifiée après l'avoir envoyée.
Si vous voulez quand même consulter une facture avant de l'envoyer, ceci est possible par l'onglet Exemple lors de la saisie d'une nouvelle facture.

Dois-je réellement introduire à nouveau toute la note de crédit pour mon client?

Bien sûr que non, vous pouvez aussi copier. Chaque facture peut être dupliquée (prendre une copie de la facture) ou créditée (créer une note de crédit de la même facture) par le bouton 'Plus'.
Toutes les données de la facture d'origine sont reprises. Seule la date devient la date d'aujourd'hui.

J'ai introduit un paiement qui n'était pas destiné à cette facture. Au secours.

Pas de panique. Ce paiement peut facilement être retiré de la facture. La suppression du paiement est affiché dans le calendrier de la facture. Vous en avez ainsi toujours la trace.

Quelle peut être la taille du PDF avec mes conditions générales?

Le PDF avec les conditions générales ne peut pas être plus de 500 kilo-octets (kilobytes).
Vous pouvez charger ce PDF en français, néerlandais, anglais et allemand dans InvoiceOne par 'Paramètres / Facture'.

Quelle peut être la taille du fichier avec le logo de l'entreprise pour mes factures et notes de crédit?

Le fichier avec le logo de votre entreprise ne peut pas être plus de 500 kilo-octets (kilobytes).
Vous pouvez charger ce fichier dans InvoiceOne par 'Paramètres / Entreprise'.

Où puis-je configurer le prochain numéro de mes factures?

Dès que votre première facture est imprimée ou envoyée par e-mail, il vous est demandé d'introduire votre prochain numéro de facture. Ce numéro n'est composé que de 10 chiffres. Les lettres sont impossibles étant donné que ce numéro est aussi utilisé pour générer une Communication structurée (=VCS) unique par facture.
(Un VCS est toujours composé de 12 caractères dont 10 de ce numéro de facture et dont les 2 derniers chiffres forment le nombre de contrôle).
Les quatre premiers chiffres ne peuvent pas être configurés, ils sont dérivés de l'année de la facture. Les 6 derniers chiffres peuvent être configurés une seule fois.

Attention: ce n'est que pour la toute première facture que vous pouvez configurer le numéro de début. Il est donc important d'immédiatement bien configurer le numéro.

Quel doit être le format de mon logo?

Les formats suivants peuvent être utilisés: JPEG, JPG, JPE, JFIF, GIF, BMP, PNG, TIFF.
Le fichier avec votre logo ne peut pas être plus de 500 kilo-octets (kilobytes).
Vous pouvez charger ce fichier dans InvoiceOne par 'Paramètres / Entreprise'.

Comment puis-je obtenir mes conditions générales en PDF?

Les dernières applications Microsoft (Word, Excel) disposent par défaut d'une fonction 'Enregistrer au format PDF…' qui vous permet de convertir vos conditions générales existantes au format PDF.
Si vous ne disposez pas de ces applications, ceci est aussi possible en imprimant vers une imprimante PDF gratuite. Vous trouvez ces imprimantes PDF gratuites sur Internet.

InvoiceOne est une solution de Cloud computing. Je sais que cela présente de nombreux avantages (e.a. les sauvegardes) mais je suis quand même préoccupé par la confidentialité de mes données. Qu'en est-il? Qui peut voir mes informations?

InvoiceOne a la meilleure sécurité possible. Chaque entreprise n'est accessible que pour une seule personne (=login).
Vous n'avez même pas besoin de sélectionner une entreprise. Grâce à votre login, InvoiceOne sait immédiatement quelle entreprise est la vôtre.
Etant donné que vous décidez vous-même qui peut obtenir ce login, vous possédez immédiatement la clé de votre niveau de sécurité.

Je ne suis pas particulièrement fort avec les ordinateurs et je suis inquiet que ce sera peut-être parfois un peu difficile. Que faire si j'ai des questions?

Vous pouvez poser une question par le point d'interrogation dans le nuage de texte en bas à droite. Nous cherchons alors une solution et nous essayons de vous répondre le plus rapidement possible.

Je n'arrive pas à me connecter par mon navigateur par défaut. Quels sont les navigateurs pris en charge?

Nous soutenons les navigateurs suivants à partir des versions suivantes: FireFox 20, Google Chrome 25, Internet Explorer 10, Safari 5.
Si vous avez une version plus ancienne, veuillez d'abord la mettre à jour.
Il se peut aussi que les paramètres de confidentialité ou de sécurité soient trop stricts. InvoiceOne utilise par exemple des cookies et ceci doit aussi être autorisé par votre navigateur.

J'ai une idée. Je veux faire une suggestion. Comment faire?

Nous cherchons toujours des façons d'améliorer nos produits et nous accordons donc beaucoup d'importance à vos idées et suggestions. Merci d'avance.
Le point d'interrogation dans le nuage de texte en bas à droite vous permet de nous communiquer votre idée ou suggestion.

J'ai des questions sur InvoiceOne ou sur les conditions générales. Que dois-je faire?

Contactez Wolters Kluwer par software@wolterskluwer.be

Joindre une facture à un e-mail

Par client, vous pouvez indiquer si vous voulez aussi ajouter la facture comme pièce jointe au format PDF et au format UBL à l'e-mail que vous envoyez au client. Vous trouvez plus d'informations sur UBL sous la question "UBL…hein?"

UBL?

UBL est une représentation numérique d'une facture qui peut être lue par votre comptable dans votre comptabilité. Terminées les saisies inutiles (avec le risque d'erreurs). Vous pouvez demander à votre comptable s'il peut gérer le format UBL. S'il utilise un logiciel comptable de Wolters Kluwer, cela ne pose aucun problème.
(Le format UBL est une initiative du FFF (Forum For the Future). Pour plus d'informations, cliquez ici.)

Textes promotionnels sur factures et e-mail, c'est beau mais est-ce bien nécessaire?

Pas du tout. Dès que la période d'essai est terminée et que vous vous abonnez à une version payante, vous pouvez décider vous-même si vous voulez voir ou non ce texte en bas des factures et e-mail. Ceci par l’onglet ‘Plus’ dans les paramètres.

Date…Date d'échéance…Date de paiement…Date de livraison…Date d'exigibilité…beaucoup de dates apparemment!

C'est exact. Et toutes ces dates sont nécessaires pour être en ordre avec la législation belge.

  • Date = la date d'établissement de la facture.
  • Date d'échéance = lorsque vous avez choisi d'introduire vous-même la date d'échéance de votre facture pour le 'Délai de paiement'.
  • Date de paiement et Date de livraison = sont relatées à la nouvelle législation sur l'exigibilité de la TVA d'application depuis 2015. Ne doivent être utilisées que si ceci s'applique à votre société (informez-vous auprès de votre comptable).
  • Date d'exigibilité = seulement si vous n'avez pas rempli de date de paiement ou de de date de livraison, vous pouvez remplir une date ici.

MOSS (= Mini One Stop Shop) n'est pas d'application à InvoiceOne?

Moss est d'application aux sociétés fournissant des services électroniques, des services de télécommunication ou de radiodiffusion et de télévision.
Etant donné la complexité de la réglementation MOSS, il a été décidé de ne pas prévoir ces adaptations MOSS dans InvoiceOne.

Comment faire pour la numérotation des factures des entreprises qui opèrent avec un exercice à cheval?

Lors du démarrage d'InvoiceOne, il vous est demandé une première fois quel numéro doit recevoir la première facture dans InvoiceOne. Ceci est conçu pour s'intégrer parfaitement à la numérotation déjà utilisée par l'entreprise. InvoiceOne ajoute toutefois automatiquement l'année à ce numéro. L'année civile suivante, la numérotation est aussi automatiquement reprise à partir de '000001'. Cela signifie concrètement que les numérotations de factures qui continuent dans un exercice suivant et qui ne peuvent donc pas être reprises (donc un exercice à cheval) ne sont pas possibles dans InvoiceOne.

Comment introduire une ligne de texte?

S'il s'agit d'une ligne de texte que vous voulez facturer à un certain prix, ne laissez vierge que le champ du produit et complétez le reste comme une ligne normale.
Si vous voulez toutefois introduire un bloc de texte complet sans référence à un prix et une quantité, il vaut mieux le faire en cliquant sur le bouton vert au début de chaque ligne détail. Ceci vous permet de passer d'une ligne PRODUIT à une ligne TEXTE et vice-versa.

Mes codes client dans InvoiceOne ne sont pas les mêmes que ceux dans mon logiciel comptable.

En tant qu'utilisateur d'InvoiceOne vous pouvez faire de sorte que les codes client correspondent toujours: lors de la création d'un nouveau client, vous pouvez en effet toujours saisir vous-même ce champ. Même lorsque le client est déjà créé, vous pouvez encore modifier le code client.
D'autre part, la plupart des logiciels comptables de Wolters Kluwer sont en mesure de lier les clients d'autres logiciels les uns aux autres lors de l'importation UBL de factures. N'hésitez pas à demander des informations supplémentaires à ce sujet à votre fournisseur de logiciels.

Un compte de vente peut-il être lié à un produit?

Aujourd'hui, cela n'a pas de sens puisque ce compte de vente ne peut pas être repris dans le fichier UBL et qu'il ne peut donc jamais être importé dans la comptabilité. Si le FFF (voir FAQ sur UBL pour plus d'info) prévoit un jour de la place à cet effet dans le fichier UBL, il peut à nouveau être pris en considération de reprendre encore ce compte de vente dans le fichier.

Comment une facture peut-elle être considérée comme 'Réglée'?

Par 'Enregistrer paiement', vous pouvez cocher l'option 'Considérer la facture comme réglée'. Quel que soit le montant introduit, cette facture est alors considérée entièrement 'Réglée'. Cette option est par exemple d'application lorsqu'un escompte pour paiement au comptant a été ajouté à la facture et qu'elle ne sera probablement jamais payée en totalité.

Je vois une colonne "TYPE" dans l'aperçu des Factures. Qu'est-ce que cela signifie?

Il y a deux types de documents de vente: Factures & notes de crédit. Seulement si le type est une note de crédit, vous verrez ici le mot 'NOTE DE CREDIT'. Si ce champ reste vierge, il s'agit d'une 'FACTURE'.

Comment se déroule l'enregistrement?

Lors de l'enregistrement d'un compte InvoiceOne "Essai gratuit", vous pouvez immédiatement démarrer pour la durée totale de 30 jours. Après (ou même pendant) ce temps, vous pouvez toujours vous inscrire  pour une version complète. Ceci est possible par la bannière en haut à l'écran ou par le point d'interrogation en bas à droite.
Une fois toutes les données remplies, vous pouvez immédiatement commencer (ou poursuivre votre travail si vous avez effectué une mise à jour à partir d'une version d'essai). Votre facture vous sera envoyée peu de temps après.

J'ai plusieurs entreprises qui utilisent la même adresse e-mail. Comment les enregistrer distinctement dans InvoiceOne?

Pour chacune de ces entreprises, un login (adresse e-mail) distinct est demandé lors de l'enregistrement. Par enregistrement d'une de vos entreprises, vous devrez une seule fois remplir une adresse e-mail différente que vous utiliserez - même après - pour vous connecter. Une fois connecté, vous pouvez toutefois parfaitement utiliser l'adresse e-mail de l'entreprise (à partir de laquelle les e-mails seront envoyés) pour chacune de vos connexions. Une adresse e-mail distincte n'est important que lors du processus d'enregistrement et de connexion.

Puis-je supprimer les factures que j'ai créées lors de la période d'essai au moment où je commence réellement avec une version payante?

Non. Chaque facture que vous créez est immédiatement un document juridique. Nous ne faisons pas de distinction entre une version d'essai et une version 'payante'. Tous les documents sont immédiatement et entièrement conformes à la loi. Cela signifie toutefois aussi que pour être entièrement en conformité avec la loi belge, ils ne peuvent plus non plus être supprimés une fois qu'ils ont été envoyés au client. Si vous voulez quand même effectuer des tests avant de réellement commencer, nous vous proposons de vous enregistrer avec une autre adresse e-mail pour un dossier test. Ensuite, vous pouvez définitivement commencer en utilisant votre 'vraie' adresse e-mail.

Qu'entend-on par "plus de doubles saisies"?

Cela signifie que chaque facture introduite par InvoiceOne ne doit pas être resaisie de façon manuelle dans une comptabilité Wolters Kluwer (pour plus d'informations, consultez le FAQ sur 'UBL').

J'ai créé un compte pour InvoiceOne hier. Comment accéder à nouveau à mon compte? Je n'ai pas de numéro de client...

Vous n'avez pas besoin d'un numéro de client. Seuls l'adresse e-mail et le mot de passe que vous avez entrés lors du processus d'enregistrement sont nécessaires pour ouvrir votre dossier et rédiger et envoyer immédiatement vos factures.

Quelles sont les langues disponibles dans InvoiceOne?

Le français, le néerlandais, l'anglais et l'allemand sont disponibles pour l'utilisateur (vous) par les paramètres de compte. Vous trouvez ces paramètres de compte en cliquant sur votre nom en haut à gauche, lorsque vous êtes connecté, et en cliquant sur "Mon profil".
De facturen naar uw klanten kunnen opgemaakt en verstuurd worden in het Nederlands, Frans en Engels, elk voorzien verkoopsvoorwaarden in hun eigen taal.

Comment imprimer à partir de mon appareil mobile (tablette ou smartpone)?

L'impression de factures à partir d'InvoiceOne se déroule toujours avec une étape intermédiaire qui consiste à créer d'abord une version PDF de votre facture et à l'afficher à l'écran. Le PDF-viewer de votre appareil mobile vous permet alors d'imprimer vers les imprimantes auxquelles vous pouvez vous connecter sans fil (ou par Bluetooth).

Comment modifier quelque chose dans l'adresse d'une facture existante?

Aussi longtemps que les factures n'ont pas encore été envoyées au client (ou qu'elles n'ont pas encore été imprimées), vous pouvez en tout temps modifier encore l'adresse dans la fiche du client. L'adresse n'est définitive qu'à l'envoi. Elle ne peut alors plus être modifiée.

J'ai fait une erreur dans ma première facture. Est-ce possible de tout réinitialiser?

Aussi longtemps qu'une facture n'a pas encore été envoyée au client (ou qu'elle n'a pas encore été imprimée), vous pouvez encore tout modifier à la facture. Pour être conforme à la loi, une facture imprimée ou envoyée au client ne peut plus être modifiable. Les erreurs ou modifications à une telle facture définitive doivent donc toujours être résolues par une note de crédit.

Qui envoie les e-mails aux clients? Je ne les trouve pas dans mes 'éléments envoyés'…

C'est exact. L'envoi des e-mails est entièrement géré par InvoiceOne 'dans le nuage'. L'adresse e-mail remplie dans l'écran des paramètres de société sera utilisée comme 'adresse d'expédition'. Ceci signifie aussi que toutes les réponses de vos clients (ou comptables) aux e-mails que vous avez envoyés arriveront effectivement dans votre boîte aux lettres.
L'envoi des e-mails depuis le nuage vous garantit que vous pouvez toujours, partout et de n'importe quel appareil mobile, envoyer vos factures à vos clients, même si vous ne disposez pas de votre propre programme e-mail.

Comment ajouter une adresse distincte si l'adresse de livraison et l'adresse de facturation ne sont pas identiques?

A ce jour, une seule adresse est valable pour toute la facture, à savoir l'adresse de la fiche du client. Si vous voulez temporairement faire arriver une facture à une autre adresse, il suffit, avant d'envoyer la facture,  de modifier temporairement l'adresse dans la fiche du client. Après l'impression ou l'envoi, vous remettez l'adresse d'origine dans la fiche du client.

J'ai entièrement payé ma facture mais elle n'apparaît pas dans l'aperçu 'Factures réglées'?

Une facture peut être payée en une fois ou en plusieurs fois. Pourtant, elle n'est considérée réglée que lorsque vous avez aussi coché la case à cocher "Réglée" dans l'écran de paiement. C'est seulement alors qu'elle se retrouve dans l'aperçu 'Réglées'. Cette distinction est nécessaire car certaines factures sur lesquelles il y a par exemple, un escompte pour paiement au comptant, ne seront jamais entièrement payées. En utilisant cette case à cocher, celles-ci peuvent quand même être considérées comme entièrement réglées.

Comment créer un client particulier?

Lors de la création d'un nouveau client, vous pouvez toujours choisir si ce nouveau client est un 'Particulier' ou une 'Société'. Seulement si le nouveau client est une société (qui n'est pas exonérée de la TVA), le numéro d'entreprise devra obligatoirement être rempli.

J'ai envoyé mes factures au comptable hier mais l'adresse e-mail s'avère erronée. Je devrais donc les réenvoyer...

Dans l'aperçu des factures, l'icône avec la loupe vous permet d'accéder à l'écran de recherche. Vous pouvez y demander toutes les factures qui ont déjà été 'Envoyées au comptable'. Cette sélection peut à son tour être affinée à l'aide des champs de sélection disponibles (données de la facture, montant de la facture, etc.). Après y avoir sélectionné toutes les factures que vous voulez à nouveau envoyer, vous pouvez les renvoyer en un seul mouvement à votre comptable.