FAQ

Betalingsopvolging

  1. Ik heb een betaling ingevoerd die niet voor deze factuur bestemd was. Help.
  2. Hoe kan een factuur als 'Voldaan' worden beschouwd?

Beveiliging

  1. InvoiceOne is een cloud-oplossing. Ik weet dat dit veel voordelen biedt (o.a. back-ups), maar maak me toch zorgen over de privacy van mijn gegevens. Hoe zit dat in elkaar? Wie zal mijn gegevens kunnen zien?

Boekhouder/Accountant

  1. Hoe weet ik - als boekhouder - dat ik alle facturen van mijn klant ontvangen heb?
  2. MOSS (= Mini One Stop Shop) is niét van toepassing voor InvoiceOne?
  3. Wat met de factuurnummering voor bedrijven die werken met een gebroken boekjaar?
  4. Mijn klantcodes in InvoiceOne zijn niet dezelfde als die van mijn boekhoudpakket.
  5. Kan er een verkoopsrekening gekoppeld worden aan een product?
  6. Wat wordt bedoeld met "geen dubbel inboekwerk meer"?

Factuur afdrukken

  1. Knappe factuurlay-out, alleen gebruik ik enveloppen waar het ruitje aan de linkerkant zit. Wat nu?
  2. Ik zou graag de factuurvoorwaarden op de achterkant van mijn facturen laten afdrukken. Hoe doe ik dat?
  3. Ik heb voorgedrukt briefpapier voor mijn facturen. Op de voorzijde staan al mijn bedrijfsgegevens voorgedrukt, de algemene voorwaarden op de achterzijde. Kan ik dit gebruiken om mijn facturen af te drukken?

Factuur opmaken

  1. Ik werk met vaste betalingtermijnen voor mijn facturen, maar die worden niet voorgesteld als ik een nieuwe factuur maak. Wat nu?
  2. Welke beperking geldt er voor de lijnen op mijn factuur of creditnota?
  3. Is er een afzonderlijke nummering voor creditnota's?
  4. Start de nummering van facturen ieder jaar opnieuw?
  5. Ik zou graag werken met een paar sjablonen voor veel voorkomende facturen. Hoe begin ik hieraan?
  6. Ik bereid mijn facturen voor. Soms heb ik nog niet alle adresgegevens van mijn klant of kan ik mijn factuur nog niet volledig maken. Pas als alle gegevens compleet zijn kan ik mijn factuur verzenden. Hoe zorg ik ervoor dat mijn factuurdatums toch steeds oplopend zijn?
  7. Datum...Vervaldatum...Betalingsdatum…Leveringsdatum…Opeisbaarheidsdatum…veel data precies!
  8. Een tekstlijn ingeven, hoe doe ik dat?

Factuur verzenden

  1. Ik kan een factuur niet naar mijn boekhouder verzenden. Wat kan ik doen?
  2. Ik kan een factuur niet verzenden naar mijn klant. Hoe komt dat?
  3. Hoe kan ik instellen of ik mijn facturen op papier of via e-mail naar mijn klant verzend?
  4. Ik zou het e-mailbericht voor mijn klanten willen personaliseren. Kan dat?
  5. Ik zou het e-mailbericht voor mijn boekhouder willen personaliseren. Kan dat?
  6. Hoe lang blijft de link beschikbaar waarmee mijn klant of boekhouder de facturen en creditnota's kan downloaden?
  7. Factuur als bijlage toevoegen aan een e-mail
  8. UBL?
  9. Wie verstuurt eigenlijk de e-mails naar de klanten? Die staan niet bij mijn 'verzonden items'…
  10. Ik had gisteren de facturen doorgestuurd naar de boekhouder maar het mailadres blijkt verkeerd te zijn. Ik zou ze dus opnieuw moeten verzenden...

Factuur wijzigen

  1. Ik kan mijn factuur niet meer wijzigen nadat ik die heb afgedrukt. Waarom niet?
  2. Hoe wijzig ik iets in het adres in een al bestaand factuur?
  3. Ik heb een fout gemaakt bij mijn eerste factuur. Kan ik alles even resetten?

Factuur wijzigen/credietnota

  1. Moet ik echt die creditnota voor mijn klant helemaal opnieuw gaan intikken?

Instellingen

  1. Hoe groot mag de pdf zijn met mijn algemene voorwaarden?
  2. Hoe groot mag het bestand met het bedrijfslogo voor mijn facturen en creditnota's zijn?
  3. Waar kan ik het eerstvolgende nummer van mijn facturen instellen?
  4. Welk formaat moet mijn logo hebben?
  5. Hoe kan ik mijn algemene voorwaarden in pdf krijgen?
  6. Promotietekst op de facturen en de e-mails, leuk…maar noodzakelijk?
  7. Welke talen zijn beschikbaar in InvoiceOne?

Klantenbeheer

  1. Is er geen snellere manier om klanten te creëren?
  2. Het adres van mijn klant klopt niet meer. Hoe kan ik dat aanpassen?
  3. Hoe maak ik een particuliere klant aan?

Overzichten/factuur terugvinden

  1. Mijn facturen verdwijnen uit de overzichtlijsten. Wat gebeurt er?
  2. Ik wil (alle) (openstaande) facturen van één klant kunnen bekijken. Hoe doe ik dat?
  3. Mijn klant zegt zijn factuur nooit gekregen te hebben. Kan ik dat ergens verifiëren?
  4. Ik vind een bepaalde factuur niet meer terug. Ik weet zeker dat die ergens moet zijn. Hoe vind ik die terug?
  5. Ik werk met betalingskorting (korting voor contant) voor mijn klanten. Kan ik dat ook zien in mijn overzichtslijsten?
  6. In het overzicht van de Facturen zie ik een kolom “TYPE” staan. Wat wordt hiermee bedoeld?
  7. Ik heb mijn factuur volledig betaald, en toch komt ze niet in het overzicht 'Voldane facturen'.

Hulp nodig?

  1. Ik ben niet bepaald sterk met computers en maak me zorgen dat het misschien soms wat moeilijk zal zijn voor mij. Waar kan ik terecht met mijn vragen?
  2. Ik slaag er niet in om in te loggen via mijn standaard webbrowser. Welke webbrowsers worden eigenlijk ondersteund?
  3. Ik heb vragen over InvoiceOne of over de algemene voorwaarden. Wat doe ik?

Registratie

  1. Hoe verloopt de registratie?
  2. Ik heb meerdere bedrijven die allemaal hetzelfde mailadres gebruiken. Hoe kan ik die apart registreren in InvoiceOne?
  3. Ik heb gisteren een account aangemaakt voor InvoiceOne. Hoe geraak ik daar weer in? Ik heb geen klantennummer...

Suggesties

  1. Ik heb een idee. Ik wil een suggestie doen. Bij wie kan ik deze kwijt?
  2. Kan ik facturen die ik tijdens de testperiode maakte weer verwijderen wanneer ik effectief van start ga met een betalende versie?
  3. Hoe kan ik printen vanaf mijn mobiele apparaat (tablet of smartpone)?
  4. Hoe moet ik een apart adres toevoegen indien het leveringsadres en het factuuradres niet hetzelfde is?

Ik heb een betaling ingevoerd die niet voor deze factuur bestemd was. Help.

Geen paniek. U kunt deze gemakkelijk weer weghalen bij deze factuur. Het verwijderen van de betaling wordt getoond in de tijdslijn van de factuur. Zo hebt u er later nog altijd een spoor van.

InvoiceOne is een cloud-oplossing. Ik weet dat dit veel voordelen biedt (o.a. back-ups), maar maak me toch zorgen over de privacy van mijn gegevens. Hoe zit dat in elkaar? Wie zal mijn gegevens kunnen zien?

InvoiceOne heeft de beste beveiliging mogelijk. Ieder bedrijf is immers maar toegankelijk door één persoon (=login). U hoeft zelfs geen bedrijf te selecteren. Aan de hand van uw login weet InvoiceOne meteen welk bedrijf het uwe is. Aangezien u zelf bepaalt wie deze login mag krijgen, hebt u meteen zelf de sleutel in handen voor de mate van beveiliging.

Hoe weet ik - als boekhouder - dat ik alle facturen van mijn klant ontvangen heb?

Werkt u met een Wolters Kluwer Boekhoudpakket, dan wordt tijdens het importeren van de digitale facturen (UBL-formaat) gecontroleerd of alle opeenvolgende nummers wel degelijk aanwezig zijn. Is dat niet zo, dan krijgt u hiervan een verwittiging en kunt u de klant contacteren om de ontbrekende facturen op te vragen.

Knappe factuurlay-out, alleen gebruik ik enveloppen waar het ruitje aan de linkerkant zit. Wat nu?

Via 'Instellingen / Factuur' kunt u kiezen waar u de adresgegevens afgedrukt wilt zien. Let op: deze instelling wijzigt de reeds eerder afgedrukte facturen niet (zie ook vraag 'Ik kan mijn factuur niet meer wijzigen nadat ik die heb afgedrukt').

Ik zou graag de factuurvoorwaarden op de achterkant van mijn facturen laten afdrukken. Hoe doe ik dat?

De algemene voorwaarden worden achteraan de pdf van een factuur toegevoegd. Bij het verzenden van facturen via e-mail wordt het toevoegen van de algemene voorwaarden dus automatisch geregeld. Als u enkel facturen op papier maakt, dan kunt u beter op voorhand de algemene voorwaarden op de achterzijde van uw papier - laten - printen. Doet u dat niet, dan wordt voor de algemene voorwaarden per factuur telkens een extra blad papier gebruikt.
Als uw facturen nooit langer zijn dan 1 pagina, de algemene voorwaarden niet langer dan 1 pagina én u beschikt over een printer die rectoverso kan printen, dan kunt u via de printerinstellingen opteren om de facturen rectoverso te laten printen. Hiermee komt de eigenlijke factuur dan op de voorzijde en de algemene voorwaarden op de achterzijde.

Ik heb voorgedrukt briefpapier voor mijn facturen. Op de voorzijde staan al mijn bedrijfsgegevens voorgedrukt, de algemene voorwaarden op de achterzijde. Kan ik dit gebruiken om mijn facturen af te drukken?

InvoiceOne maakt voor u een factuur waarop alle noodzakelijke gegevens staan. Dezelfde factuurlay-out wordt ook gebruikt om facturen via e-mail te verzenden. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen facturen die u afdrukt op papier en facturen die u via e-mail verzendt.
Om dit beheersbaar te houden is er geopteerd om maar met 1 factuurlay-out te werken en is het bijgevolg niet mogelijk om te werken met voorgedrukt briefpapier voor uw facturen.

Ik werk met vaste betalingtermijnen voor mijn facturen, maar die worden niet voorgesteld als ik een nieuwe factuur maak. Wat nu?

In InvoiceOne kunt u per klant een betalingstermijn vastleggen. Deze wordt dan voorgesteld bij iedere nieuwe factuur die u voor die klant maakt.
Wilt u de meest gebruikte betalingstermijn voorstellen bij het creëren van een nieuwe klant, dan kunt u dit best instellen via 'Instellingen / Klanten'.

Welke beperking geldt er voor de lijnen op mijn factuur of creditnota?

Een factuur of creditnota mag maximaal 200 lijnen bevatten. Iedere omschrijving (zowel op product- als tekstlijnen) kan maximaal 2000 karakters lang zijn.

Is er een afzonderlijke nummering voor creditnota's?

Er is geen afzonderlijke nummering voor creditnota's.  De nummers van facturen en creditnota's wisselen mekaar af in de gezamenlijke opeenvolgende nummering. Al naargelang het boekhoudpakket waarin de facturen en creditnota's (in een UBL-formaat) geïmporteerd worden, kan zich een manuele correctie opdringen indien het boekhoudpakket niet voorzien is om deze verschillende soorten documenten (facturen én creditnota's) in eenzelfde journaalboek te importeren.

Start de nummering van facturen ieder jaar opnieuw?

Inderdaad. Bij het verzenden van een factuur wordt het nummer toegekend. Op dat moment wordt gekeken naar de factuurdatum. Het jaartal van deze factuurdatum zal de eerste 4 cijfers van het factuurnummer vormen. De volgende 6 cijfers worden gevormd door het eerstvolgende vrije nummer van dat jaar. Bij het verzenden van een eerste factuur van een bepaald jaar zal die automatisch het nummer JJJJ000001 krijgen.

Ik zou graag werken met een paar sjablonen voor veel voorkomende facturen. Hoe begin ik hieraan?

Alle facturen kunnen als sjabloon gebruikt worden. Kies de factuur die u als basis wilt gebruiken en selecteer 'Dupliceren' uit de actielijst. Meteen hebt u een nieuwe factuur. Deze kunt u dan volledig aanpassen naar uw wensen.

Ik bereid mijn facturen voor. Soms heb ik nog niet alle adresgegevens van mijn klant of kan ik mijn factuur nog niet volledig maken. Pas als alle gegevens compleet zijn kan ik mijn factuur verzenden. Hoe zorg ik ervoor dat mijn factuurdatums toch steeds oplopend zijn?

InvoiceOne zorgt ervoor dat uw facturen netjes oplopend genummerd zijn. Dit gebeurt volledig automatisch bij het printen of bij het verzenden via e-mail.
De factuurdatum wordt automatisch voorgesteld bij het opmaken van een factuur. U hebt hier de mogelijkheid om deze datum manueel aan te passen.
Naast een opeenvolgende en oplopende nummering moeten uw facturen ook qua datum netjes chronologisch zijn. Doordat u de vrijheid hebt om de factuurdatum manueel aan te passen dient u er ook zelf op te letten dat deze datums voor verzonden facturen netjes chronologisch zijn.

Ik kan een factuur niet naar mijn boekhouder verzenden. Wat kan ik doen?

Ofwel moet u het e-mailadres van de boekhouder nog ingeven - via 'Instellingen/Boekhouder'. Ofwel moet de factuur eerst nog naar de klant verzonden worden. Dan pas kunt u die immers ook doorsturen naar de boekhouder.

Ik kan een factuur niet verzenden naar mijn klant. Hoe komt dat?

Ga eerst na of alle verplichte bedrijfsgegevens wel zijn ingevuld. Deze vindt u onder 'Instellingen/Bedrijf'. De verplichte velden zijn gemarkeerd met een sterretje. Indien u een factuur wilt verzenden via e-mail, dan moet het e-mailaders van uw klant ingevuld zijn.
Verder moet op de factuur minimum 1 lijn staan met een aantal dat verschillend is van nul.

Hoe kan ik instellen of ik mijn facturen op papier of via e-mail naar mijn klant verzend?

In de klant kunt u via de Meer-knop instellen op welke manier hij zijn facturen het liefst ontvangt. Via e-mail of op papier. Vanaf dan wordt die keuze gebruikt voor het verzenden van de facturen naar die klant.

Ik zou het e-mailbericht voor mijn klanten willen personaliseren. Kan dat?

Via 'Instellingen / E-mail' kunt u de aanspreking en de inleidende tekst in de e-mail naar uw klant naar eigen smaak aanpassen.

Ik zou het e-mailbericht voor mijn boekhouder willen personaliseren. Kan dat?

Via 'Instellingen / Boekhouder' kunt u de inleidende tekst in de e-mail naar uw boekhouder vrij aanpassen zoals u dat wilt.

Hoe lang blijft de link beschikbaar waarmee mijn klant of boekhouder de facturen en creditnota's kan downloaden?

Zolang u een geldige licentie hebt om met InvoiceOne te werken én zolang de facturen niet langer dan 6 maanden geleden werden verzonden kunnen deze gedownload worden. Gebeurt het toch dat iemand deze niet zou kunnen downloaden, verzend die dan gewoon nog eens.

Ik kan mijn factuur niet meer wijzigen nadat ik die heb afgedrukt. Waarom niet?

Om te vermijden dat uw klant een andere factuur krijgt dan uw boekhouder wordt niet meer toegelaten om een factuur nog te wijzigen nadat die werd afgedrukt of verzonden naar uw klant. Het is immers ook op dat moment dat een oplopend factuurnummer aan de factuur wordt gegeven. Door te verhinderen dat een factuur nog gewijzigd of geschrapt kan worden, vermijden we meteen ook dat er gaten in onze factuurnummering komen. Om te voldoen aan de wettelijke bepalingen voor e-invoicing mag een factuur niet meer gewijzigd worden nadat die is verzonden. Wilt u een factuur toch even bekijken vóór het verzenden, dan kan dat via het Voorbeeld-tabblad bij het ingeven van een nieuwe factuur.

Moet ik echt die creditnota voor mijn klant helemaal opnieuw gaan intikken?

Natuurlijk niet, kopiëren kan ook. Iedere factuur kunt u via de knop 'Meer' dupliceren (een kopie nemen van de factuur) of crediteren (een creditnota maken van dezelfde factuur). Alle gegevens van de originele factuur worden overgenomen. Enkel de datum wordt de datum van vandaag.

Hoe groot mag de pdf zijn met mijn algemene voorwaarden?

De pdf met algemene voorwaarden mag niet groter zijn dan 500 kilobytes. Deze pdf kunt u in het Nederlands, Frans, Duits en Engels uploaden in InvoiceOne via 'Instellingen / Factuur'.

Hoe groot mag het bestand met het bedrijfslogo voor mijn facturen en creditnota's zijn?

Het bestand met uw bedrijfslogo mag niet groter zijn dan 500 kilobytes. Dit bestand kunt u uploaden in InvoiceOne via 'Instellingen / Bedrijf'.

Waar kan ik het eerstvolgende nummer van mijn facturen instellen?

Zodra uw eerste factuur wordt afgedrukt of verzonden via e-mail wordt gevraagd om uw eerstvolgende factuurnummer in te geven. Dit nummer wordt énkel opgebouwd uit 10 cijfers. Letters zijn niét mogelijk aangezien dit nummer ook gebruikt wordt om een unieke Gestructureerde Mededeling (=OGM) per factuur te genereren.
(Een OGM bestaat altijd uit 12 karakters, waarvan 10 uit dit factuurnummer en waarvan de 2 laatste cijfers het controlegetal vormen).
De eerste vier cijfers kunt u niet instellen, ze worden afgeleid uit het jaartal van de factuur. De laatste 6 cijfers kunt u hier eenmalig instellen.

Opgelet: Het is enkel bij de allereerste factuur dat u het beginnummer kunt instellen. Het is daarom belangrijk om deze meteen juist in te stellen.

Welk formaat moet mijn logo hebben?

De volgende formaten kunnen worden gebruikt: JPEG, JPG, JPE, JFIF, GIF, BMP, PNG, TIFF. Het bestand met uw logo mag niet groter zijn dan 500 kilobytes.
Dit bestand kunt u uploaden in InvoiceOne via 'Instellingen / Bedrijf'.

Hoe kan ik mijn algemene voorwaarden in pdf krijgen?

De meeste recente Microsoft toepassingen (Word, Excel) beschikken standaard over een 'Opslaan als pdf…' functionaliteit. Hiermee kunt u uw bestaande algemene voorwaarden omzetten naar pdf. Hebt u deze toepassingen niet, dan kan het ook nog door af te drukken naar een gratis pdf-printer. Deze gratis pdf-printers zijn op het internet te vinden.

Is er geen snellere manier om klanten te creëren?

Ja hoor, voor bedrijven waarvan u het btw-nummer kent, kunt u V.I.E.S. het werk laten doen.
Geef - bij de creatie van een nieuwe klant - het btw-nummer in waar het ondernemingsnummer gevraagd wordt en druk op de 'V.I.ES.' knop om snel correcte klantgegevens aan te maken.
Meer info over V.I.E.S. op http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/.

OPGELET: de beschikbaarheid van deze internetservice is iets wat InvoiceOne niét onder controle heeft. Hiervoor hangen wij af van beschikbaarheid van de servers van de Europese Unie.

Het adres van mijn klant klopt niet meer. Hoe kan ik dat aanpassen?

Bent u nu een nieuwe factuur voor die klant aan het maken, dan hoeft u niet eens de factuur te verlaten. Van daaruit kunt u het adres van de klant wijzigen. En meteen staan alle nog niet verzonden facturen aan die klant op het juiste adres. Reeds verzonden facturen zijn niet meer wijzigbaar. Daarom blijven deze altijd op het adres van dat moment staan. Wilt u toch het adres van een reeds verzonden factuur gewijzigd zien, dan kunt u dit best doen via een creditnota + een nieuwe factuur.

Mijn facturen verdwijnen uit de overzichtlijsten. Wat gebeurt er?

Wanneer een factuur nog niet verzonden werd naar uw klant (op papier of via e-mail), dan vindt u die terug in de lijst 'Niet verzonden'. Eenmaal verzonden, dan verschijnt die in de lijst 'Verzonden'. Wanneer een factuur niét betaald wordt vóór de vervaldatum, dan verschijnt die in de Lijst 'Vervallen'. Pas als een factuur als voldaan wordt beschouwd komt die in de lijst 'Voldaan' en blijft daar staan. Zodra een factuur voor het eerst werd verzonden naar de klant wordt die ook toegevoegd aan de lijst 'Te verzenden naar de boekhouder'. Wanneer die naar de boekhouder werd verzonden zal die ook definitief uit deze lijst verdwijnen.
Via het zoekscherm kunt u sowieso alle facturen nog altijd terugvinden.

Ik wil (alle) (openstaande) facturen van één klant kunnen bekijken. Hoe doe ik dat?

In het Facturen-overzicht komt u via het vergrootglas-icoontje op het zoekscherm. Geef daar gewoon de naam van de klant in en start de zoekopdracht. Alle facturen voor die klant worden getoond.
De lijst kan nog verfijnd worden door te gaan selecteren op status (Niet verzonden, Verzonden, Vervallen, Voldaan,...), Datum, Bedrag, enz.

Mijn klant zegt zijn factuur nooit gekregen te hebben. Kan ik dat ergens verifiëren?

Dat kan zeker als de factuur vanuit InvoiceOne via e-mail naar uw klant werd verzonden. Als de klant de factuur raadpleegt via de hyperlink in de body van de e-mail, dan wordt dat bijgehouden in de tijdslijn van die factuur. Opgelet: Als uw klant enkel de factuur als bijlage in een e-mail bekijkt, dan wordt dat niet weergegeven in de tijdslijn van die factuur. In de tijdslijn van een factuur wordt ook weergegeven wanneer een factuur gemaakt werd en via e-mail verzonden werd. Voor facturen die u op papier afdrukt wordt in de tijdslijn enkel getoond wanneer de factuur werd gemaakt en werd afgeprint. InvoiceOne kan onmogelijk weten of de postbode de papieren factuur ook effectief aan uw klant heeft bezorgd.

Ik vind een bepaalde factuur niet meer terug. Ik weet zeker dat die ergens moet zijn. Hoe vind ik die terug?

Geen nood, via 'Facturen' en daarna via het vergrootglas (rechts boven op uw scherm) vindt u een uitgebreid zoekscherm. Hier vindt u vast en zeker de juiste hulpmiddelen om uw factuur snel terug te vinden.

OPGELET: het bedrag waarop u kunt zoeken is altijd het bedrag waar de korting voor contant nog niét van afgetrokken werd!

Ik werk met betalingskorting (korting voor contant) voor mijn klanten. Kan ik dat ook zien in mijn overzichtslijsten?

Via 'Instellingen / Meer' kunt u aangeven of de factuurtotalen met of zonder betalingskorting weergegeven moeten worden op de overzichten.

OPGELET: het bedrag waarop u kunt zoeken is altijd het bedrag waar de korting voor contant nog niét van afgetrokken werd!

Ik ben niet bepaald sterk met computers en maak me zorgen dat het misschien soms wat moeilijk zal zijn voor mij. Waar kan ik terecht met mijn vragen?

Via het vraagteken in het tekstwolkje rechts onderaan kunt u een vraag stellen. Wij zoeken een oplossing en proberen u zo snel mogelijk een antwoord te geven.

Ik slaag er niet in om in te loggen via mijn standaard webbrowser. Welke webbrowsers worden eigenlijk ondersteund?

We ondersteunen volgende browsers vanaf volgende versies: FireFox 20, Google Chrome 25, Internet Explorer 10, Safari 5.
Hebt u een oudere versie, gelieve dan eerst te upgraden.
Het kan ook zijn dat de privacy- en/of security-instellingen van uw webbrowser te strikt zijn ingesteld. Zo maakt InvoiceOne onder andere gebruik van cookies en moet uw webbrowser dat ook toelaten.

Ik heb vragen over InvoiceOne of over de algemene voorwaarden. Wat doe ik?

Hiervoor kunt u contact opnemen met Wolters Kluwer via software@wolterskluwer.be .

Ik heb een idee. Ik wil een suggestie doen. Bij wie kan ik deze kwijt?

We zijn altijd op zoek naar manieren om onze producten te verbeteren. Daarom vinden we uw feedback belangrijk. Alvast bedankt. Via het vraagteken in het tekstwolkje rechts onderaan kunt u ons vertellen welk idee of suggestie u hebt.

Factuur als bijlage toevoegen aan een e-mail

Per klant kunt u aanduiden of u de factuur ook als pdf-bijlage en als UBL-bijlage wilt toevoegen aan de e-mail die u naar de klant verzendt. Meer info over UBL kunt u terugvinden onder de vraag "UBL?"

UBL?

UBL is een digitale weergave van een factuur die door uw boekhouder ingelezen kan worden in uw boekhouding. Overtypen (met het risico op fouten) is meer nodig. U kunt uw boekhouder vragen of hij dit UBL-formaat kan verwerken. Werkt hij met een Wolters Kluwer boekhoudapplicatie, dan kan hij dat zeker.
(Het UBL-formaat is een initiatief van het FFF (Forum For the Future). Meer info hierover? Klik hier)

Promotietekst op de facturen en de e-mails, leuk…maar noodzakelijk?

Neen hoor. Zodra de proefperiode voorbij is - en u zich op een betalende versie abonneert - kunt u zelf beslissen of u deze tekst liever wél of niét onderaan de factuur en e-mail vermeld ziet staan. Dit via het tabblad 'Meer' bij instellingen.

Datum...Vervaldatum...Betalingsdatum…Leveringsdatum…Opeisbaarheidsdatum…veel data precies!

Klopt, en die zijn ook nodig om in orde te zijn met de Belgische wetgeving.

  • Datum = de datum van opmaak van de factuur.
  • Vervaldatum = wanneer u als 'Betalingstermijn' geopteerd hebt om zelf de vervaldatum van uw factuur in te geven.
  • Betalingsdatum en Leveringsdatum = hebben te maken met de nieuwe wetgeving rond de btw-opeisbaarheid die sinds 2015 van toepassing is. Moet u enkel gebruiken indien deze voor uw bedrijf van toepassing zijn (dit vraagt u het best na bij uw boekhouder).
  • Opeisbaarheidsdatum = énkel wanneer u géén betalingsdatum of leveringsdatum hebt ingegeven, kunt u hiér een datum ingeven. "

MOSS (= Mini One Stop Shop) is niét van toepassing voor InvoiceOne?

Moss is van toepassing voor bedrijven die elektronische diensten, telecommunicatiediensten of radio- en televisieomroepdiensten verrichten.
Gezien de complexiteit rond de MOSS-regelgeving werd geopteerd deze MOSS-aanpassingen niét te voorzien in InvoiceOne.

Wat met de factuurnummering voor bedrijven die werken met een gebroken boekjaar?

Bij de opstart van InvoiceOne wordt een eerste maal gevraagd welk nummer de eerste factuur in InvoiceOne moet krijgen. Dit is bedoeld om naadloos aan te sluiten op de nummering die de company ondertussen reeds hanteerde. Aan dit nummer wordt door InvoiceOne echter automatisch het jaartal toegevoegd. Ook wordt op het volgende kalenderjaar automatisch de nummering weer hernomen vanaf nummer '000001'. Dit betekent concreet dat factuurnummeringen die dooorlopen naar een volgend boekjaar en dus niét hernomen mogen worden (een gebroken boekjaar dus) niét mogelijk zijn binnen InvoiceOne.

Een tekstlijn ingeven, hoe doe ik dat?

Als het een tekstlijn betreft die u wilt factureren aan een bepaalde prijs, laat dan enkel het productveld leeg en vul de rest in als was het een gewone lijn.
Wilt u echter een volledige tekstblok ingeven zonder verwijzing naar prijs en aantal, dan kunt u dit beter doen door het groene knopje aan het begin van iedere detaillijn aan te klikken. Zo kunt u wisselen tussen een PRODUCTlijn en een TEKSTlijn.

Mijn klantcodes in InvoiceOne zijn niet dezelfde als die van mijn boekhoudpakket.

Als gebruiker van InvoiceOne kunt u ervoor zorgen dat de klantcodes steeds overeenkomen: bij de creatie van een nieuwe klant kunt u dit veld immers altijd zelf ingeven. Zélfs wanneer de klant reeds gecreëerd is, dan nóg kunt u de klantcode wijzigen.
Anderzijds zijn de meeste Wolters Kluwer boekhoudpakketten in staat om klanten uit andere programma's te koppelen aan elkaar tijdens de UBL-import van facturen. Vraag hierover gerust extra uitleg bij uw softwareleverancier.

Kan er een verkoopsrekening gekoppeld worden aan een product?

Op vandaag heeft dat geen zin aangezien deze verkooprekening niet opgenomen kan worden in het UBL bestand, en op deze manier ook nooit in de boekhouding geïmporteerd kan worden. Indien het FFF (zie de FAQ rond UBL voor meer info over het FFF) hiervoor ooit een plaats voorziet in dit UBL bestand, dan kan opnieuw bekeken worden om deze verkooprekening hier alsnog in op te nemen.

Hoe kan een factuur als 'Voldaan' worden beschouwd?

Via 'Betaling registreren' kunt u 'Beschouw de factuur als voldaan' aankruisen. Ongeacht het ingegeven bedrag wordt deze factuur vanaf dan volledig 'Als voldaan' beschouwd. Deze optie is bv. van toepassing wanneer er korting voor contant toegevoegd werd aan de factuur waardoor deze waarschijnlijk nooit in zijn totaliteit betaald zou worden.

Hoe verloopt de registratie?

Bij de registratie van een InvoiceOne account "Gratis Proberen" kunt u meteen van start voor de volledige duur van 30 dagen. Na (of zelfs al tijdens) deze tijd kunt u steeds registreren voor een volledige versie. Dit kunt u via de banner bovenaan op het scherm of via het vraagteken rechts onderaan.
Wanneer u alle gegevens ingevuld hebt kan u opnieuw onmiddellijk van start (of verder werken indien u upgrade vanuit een proefversie). Uw factuur wordt u niet zolang erna opgestuurd.

In het overzicht van de Facturen zie ik een kolom “TYPE” staan. Wat wordt hiermee bedoeld?

Er zijn twee types verkoopsdocumenten: Facturen & creditnota's. Enkel indien het type een creditnota is, zult u hierin het woord 'CREDITNOTA' zien staan. Indien dit veld leeg blijft, dan gaat het over een 'FACTUUR'.

Ik heb meerdere bedrijven die allemaal hetzelfde mailadres gebruiken. Hoe kan ik die apart registreren in InvoiceOne?

Voor ieder van deze bedrijven wordt een aparte login (e-mailadres) gevraagd tijdens de registratie. Eenmalig zult u, pér registratie van één van uw bedrijven, telkens een verschillend e-mailadres moeten ingeven dat u - ook nadien - verder zult gebruiken om in te loggen. Eens ingelogd kunt u echter perfect het mailadres van het bedrijf (van waaruit de mails verstuurd zullen worden) voor elk van uw logins gelijk stellen. Enkel tijdens het registratie- en inlogproces blijft een apart e-mailadres belangrijk.

Kan ik facturen die ik tijdens de testperiode maakte weer verwijderen wanneer ik effectief van start ga met een betalende versie?

Neen. Iedere factuur die u maakt is meteen een rechtsgeldig document. Wij maken geen onderscheid tussen een testversie of een 'betalende' versie. Alle documenten zijn meteen volledig wettelijk in orde. Dit houdt echter ook in dat, om volledig in orde te zijn met de Belgische wetgeving, deze documenten niét verwijderd mogen kunnen worden eens ze naar de klant opgestuurd werden. Wilt u toch eerst testen vooraleer definitief van start te gaan, dan stellen we voor dat u zich met een ander e-mailadres voor een testdossier registreert. Nadien kunt u dan definitief van start gaan door uw 'echte' e-mailadres te gebruiken.

Wat wordt bedoeld met "geen dubbel inboekwerk meer"?

Hiermee wordt bedoeld dat iedere factuur die ingegeven wordt via InvoiceOne niet opnieuw manueel ingegeven moet worden in een Wolter Kluwer boekhouding (voor meer uitleg, zie de FAQ rond 'UBL').

Ik heb gisteren een account aangemaakt voor InvoiceOne. Hoe geraak ik daar weer in? Ik heb geen klantennummer...

U hebt ook geen klantnummer nodig. Enkel het e-mailadres en het wachtwoord dat u tijdens het registratieproces ingaf zijn nodig om uw dossier te openen en meteen facturen te kunnen opmaken en versturen.

Welke talen zijn beschikbaar in InvoiceOne?

Voor de gebruiker (u dus) zijn via de accountsettings, Nederlands, Frans, Engels én Duits beschikbaar. Deze accountsettings vindt u terug door te klikken op uw naam links boven, wanneer u ingelogd bent, en "Mijn profiel" aan te klikken.
De facturen naar uw klanten kunnen opgemaakt en verstuurd worden in het Nederlands, Frans en Engels, elk voorzien verkoopsvoorwaarden in hun eigen taal.

Hoe kan ik printen vanaf mijn mobiele apparaat (tablet of smartpone)?

Facturen afdrukken vanuit InvoiceOne verloopt altijd met de tussenstap dat er eerst een pdf-versie van uw factuur gemaakt - én getoond - wordt op het scherm. Vanuit de pdf-viewer van uw mobiele toestel beschikt u over de mogelijkheid om te kunnen afdrukken naar printers waarmee u zich draadloos (of via bluetooth) kunt verbinden.

Hoe wijzig ik iets in het adres in een al bestaand factuur?

Zolang facturen nog niet verzonden werden naar de klant (of afgedrukt werden) kunt u het adres te allen tijde nog veranderen in de klantenfiche. Pas bij het versturen wordt dit adres definitief en niet langer wijzigbaar.

Ik heb een fout gemaakt bij mijn eerste factuur. Kan ik alles even resetten?

Zolang een factuur nog niet verzonden werd naar de klant (of afgedrukt werd) kunt u alles aan de factuur nog wijzigen. Om wettelijk in orde te zijn mag een factuur die afgedrukt of verzonden werd naar de klant niét langer wijzigbaar zijn. Fouten of aanpassingen aan zo'n definitieve factuur zullen dus steeds met behulp van een creditnota opgelost moeten worden.

Wie verstuurt eigenlijk de e-mails naar de klanten? Die staan niet bij mijn 'verzonden items'…

Klopt. Het versturen van e-mails wordt 'vanuit de cloud' volledig beheerd door InvoiceOne. Het e-mailadres dat in het 'Bedrijf Instellingenscherm' ingevuld staat zal 'verzendadres' gebruikt worden. Dit betekent ook dat alle antwoorden van uw klanten (of boekhouders) op de e-mails die u verstuurt wel degelijk in uw mailbox terecht zullen komen.
Het versturen van e-mails vanuit de cloud garandeert u dat u altijd, overal en van gelijk wélk mobiele toestel, uw facturen aan uw klanten zal kunnen bezorgen, zelfs al beschikt u niet over een eigen e-mailprogramma.
PS: U kan in de tijdslijn van een verzonden factuur altijd zien wanneer uw klant die factuur, via de link in zijn e-mail, geopend heeft.

Hoe moet ik een apart adres toevoegen indien het leveringsadres en het factuuradres niet hetzelfde is?

Op vandaag is er maar één adres geldig voor de ganse factuur, en dat is het adres uit de klantenfiche. Wanneer u tijdelijk een factuur op een ander adres wilt laten aankomen, dan volstaat het om vóór het afdrukken of verzenden van die factuur, het adres in de klantenfiche tijdelijk te wijzigen. Na het afdrukken of verzenden kunt u het 'originele' adres terugplaatsen in de klantenfiche.

Ik heb mijn factuur volledig betaald, en toch komt ze niet in het overzicht 'Voldane facturen'.

Een factuur kunt u in één keer of in verschillende keren betalen. Toch wordt ze pas als voldaan beschouwd wanneer u in hetzelfde betalingsscherm ook het aankruisvakje 'Voldaan' hebt aangevinkt. Enkel dan komt die in het overzicht 'Voldaan' terecht. Het onderscheid is nodig omdat sommige facturen waarop bv. een korting voor contant voorzien is, nooit volledig betaald zullen worden. Door te werken met dit aankruisvakje kan deze alsnog als volledig voldaan beschouwd worden.

Hoe maak ik een particuliere klant aan?

Bij de creatie van een nieuwe klant kunt u steeds de keuze maken of deze nieuwe klant dan wel een 'Particulier' of een 'Bedrijf' is. Enkel indien de nieuwe klant een bedrijf is (dat niét vrijgesteld is van btw) zal het ondernemingsnummer verplicht in te geven zijn.

Ik had gisteren de facturen doorgestuurd naar de boekhouder maar het mailadres blijkt verkeerd te zijn. Ik zou ze dus opnieuw moeten verzenden...

In het Facturenoverzicht komt u via het vergrootglasicoon op het zoekscherm. U kunt daar alle facturen opvragen die al werden 'Verzonden naar de boekhouder'. De selectie zélf kunt u nog verfijnen aan de hand van de beschikbare selectievelden (factuurdata, het factuurbedrag, enz.). Nadat u er alle facturen selecteerde die u opnieuw wilt versturen, kunt u die in één beweging allemaal nog eens opnieuw versturen naar uw boekhouder.