Explosieve toename van ondernemers die overstappen naar digitaal boekhouden

Twee keer zoveel ondernemers leverden afgelopen maand mei - in vergelijking met mei 2019 - documenten aan hun boekhouder of accountant via een digitaal systeem. Dat meldt Wolters Kluwer Tax & Accounting België, dat softwareoplossingen voor de boekhoudsector levert op basis van eigen data. De huidige crisis lijkt de voornaamste reden voor de digitale overstap. Fysiek documenten afleveren, kon de afgelopen maanden niet meer. “Een belangrijke stap vooruit”, reageert Ronny De Goedt, Managing Director Tax & Accounting bij Wolters Kluwer in België. “Niet alleen de accountant, maar ook de ondernemer wint hierbij.”

18 juni 2020

Jarenlang gingen ondernemers uit gewoonte langs bij de boekhouder of accountant met een stapel documenten om in te geven in hun boekhouding en jaarafsluiting. Digitale alternatieven werden al te gemakkelijk naast zich neergelegd. De coronacrisis bracht daar verandering in. Wolters Kluwer Tax & Accounting, dat de online boekhoudtool Basecone aanbiedt, zag de afgelopen maand mei in vergelijking met dezelfde periode het aantal bedrijven - hoofdzakelijk kmo’s - die voortaan hun boekhouding digitaal organiseren en via dezelfde weg documenten aan hun accountant bezorgen meer dan verdubbelen. “Het fysiek afgeven van documenten, zoals facturen of kassabonnetjes aan de accountant, werd door de opgelegde maatregelen onmogelijk. Heel wat zelfstandigen en ondernemers hebben daarom nu de noodzakelijke omslag gemaakt om hun boekhouding digitaal aan te leveren. Door het uitstel van de BTW-aangifte, kregen accountants bovendien meer tijd om hun klanten wegwijs te maken in de digitale aanpak. In maart en april zagen we al een sterke toename van de kmo's die met de digitale boekhouding begonnen zijn ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar. Deze trend zet zich sterk door, want afgelopen mei zagen we een explosieve toename van 2,5 keer meer ondernemers die de digitale weg opgaan”, vertelt Ronny De Goedt,  Managing Director Tax & Accounting bij Wolters Kluwer in België.

ronnydegoedt
Ronny De Goedt

Efficiënter werken

Boekhouders en accountants reageren tevreden op de omschakeling. Ondernemers laden documenten op via het web, een app op hun smartphone of sturen het door via e-mail. Daardoor wordt alles verzameld in een persoonlijk, digitaal archief. Eenmaal de software de documentgegevens herkent, kan alles automatisch geboekt worden. De documenten komen daardoor meer gespreid binnen bij het accountantskantoor, wat aangenamer is voor de dossierbeheerders. Ze kunnen ruim voor een aangiftedeadline de verwerking starten. Maar de accountants merken op dat ook ondernemers vruchten plukken van de digitalisering. De kans om een document te verliezen wordt kleiner. Bovendien verlaagt digitaal boekhouden de foutenmarge. "We zijn al tien jaar bezig met de digitalisering van onze activiteiten. Tot voor kort hadden we zo’n 65 procent ‘digitale klanten’. De coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat tot 95 procent van onze ondernemingen met digitaal boekhouden zijn begonnen”, legt Isabelle Tant, accountant bij AB Consult, uit. “We zijn heel tevreden dat almaar meer kmo's en ondernemingen ontdekken dat digitaal boekhouden veel efficiënter en betaalbaarder is. Het zorgt bij ons ook voor een minder drukke btw-periode, documenten worden sneller aangeleverd en de ondernemingen hebben voortdurend toegang tot hun documenten via de applicatie. We zijn ervan overtuigd dat de volledige sector hier naar moet evolueren. Wij, boekhoudkantoren, worden zo opnieuw adviseurs in plaats van louter verwerkers van documenten." 

Digitaal ondernemen en boekhouden kan op elke leeftijd

De accountantssector hoopt alvast dat de trend zich ook na de huidige crisis verder doorzet. “We zijn ongeveer een jaar geleden gestart met digitaal boekhouden. Sindsdien moeten we geen algemene gegevens meer handmatig ingeven of overtikken. Het nakijken is gemakkelijker en ook ons archief is gedigitaliseerd. Daardoor kan iedereen, waar die zich ook bevindt en op elk moment, facturen of andere documenten snel terugvinden via de applicatie. Door de coronacrisis hebben we vandaag meer dan dubbel zoveel digitale klanten”, vertelt Liesa Macquoi, accountant bij kantoor Macquoi Yoeri. Daarbij geloven ze bovendien dat er niet noodzakelijk een kloof ontstaat tussen de oudere en jongere generatie ondernemers op vlak van digitaal boekhouden. “De meeste ondernemingen stonden er in het begin niet voor te springen omdat ze dachten dat digitaal boekhouden te ingewikkeld zou zijn. Maar we zien intussen dat zowel jong als oud op de kar springt. Zo is onze oudste digitale klant vandaag zeventig jaar. Digitaal boekhouden is dus voor iedereen toegankelijk”, aldus Liesa Macqoui.